جلسات سهامداران مجازی: پیمایش فاصله اجتماعی در طول پروکسی با توجه به COVID-19 – Coronavirus (Covid-19)

در میان گسترش جهانی COVID-19 ، شرکت ها
نزدیک شدن به فصل پروکسی در نظر گرفتن وسایل جایگزین برای
برگزاری جلسات عمومی سالیانه خود (AGM). این در تلاش است
برای انجام تعهدات قانونی خود ضمن حفظ مناسب
فاصله اجتماعی اخیراً ، دو شرکت بزرگ عمومی کانادا ،
TELUS و Enbridge اعلام كردند كه AGM هاي آنها برگزار خواهد شد
کاملاً آنلاین تصویب AGM های مجازی نسبتاً جدید است
ایده در کانادا ، که تنها چهار شرکت دولتی کانادا دارند
جلسات سهامداران مجازی تا به امروز برگزار شده است.

با توجه به راهنمایی های بهداشت عمومی که از کانادایی ها خواست تا ادامه دهند
فاصله اجتماعی در طول این همه گیر و به ویژه برای جلوگیری از
گردهمایی های بزرگ ، جلسات مجازی ممکن است عملی و مفید باشد
جایگزین مسئول جلسات حضوری در این فصل پروکسی.
مقامات شرکتی در بسیاری از حوزه های قضایی کانادا قبلاً داشته اند
الزامات قانونی را در مورد مجازی در نظر گرفت
جلسات سهامداران. اگر شرکت شما در نظر دارد
برگزاری یک جلسه مجازی در این فصل پروکسی ، مهم است
الزامات قانونی و مراحل عملی را نیز درک کنید
[درسال19659004] یک جلسه مجازی در نظر گرفته شده است؟

همانطور که از نام آن پیداست ، جلسات مجازی سهامداران هستند.
جلساتی که از طریق سیستم عامل های فناوری ، مانند تلفن ها ،
رایانه های شخصی یا رایانه های شخصی جلسات مجازی باید اجازه دهد
سهامداران برای طرح سؤال ، اظهارنظر درمورد دادرسی ، رای دادن و
در زمان واقعی به صورت الکترونیکی شرکت کنید. ممکن است یک جلسه مجازی باشد
"فقط مجازی" یعنی به طور کامل توسط الکترونیکی نگهداری می شود
به معنای بدون محل ملاقات فیزیکی یا ممکن است "ترکیبی" باشد
جلسه "به موجب آن گزینه سهامداران امکان حضور دارند
[یکمکانفیزیکیبرایجلسهیاشرکتدرواقع

چگونه می توانیم تعیین کنیم که آیا شرکت ما می تواند فقط مجازی داشته باشد؟
جلسات؟

این به مدیریت شرکت شما بستگی دارد
اساسنامه شرکت و اسناد ثابت کننده آن. برای فدرال
شرکتهای ترکیبی ، شرکتهای تجاری کانادا
قانون اجازه می دهد جلسات سهامداران به طور کامل توسط آن برگزار شود
وسیله الکترونیکی با دو شرط: (من) شرکت
قوانین یا مقررات آن اجازه می دهد؛ و (ii) شرکت کنندگان سهامدار هستند
قادر به "برقراری ارتباط مناسب" با هر یک
¹

تعبیر "ارتباط مناسب"
مشخص نیست ، و با توجه به اینکه جلسات فقط مجازی نسبتاً باقی می مانند
جدید در کانادا ، دادگاهها هنوز برای رسیدگی به چنین مواردی دعوت نشده اند
معنی با این حال ، اساسنامه شرکتهای مختلف استان ممکن است فراهم کند
برخی راهنمایی های مفید به عنوان مثال ، شرکت های بزرگ کبک
در اساسنامه آمده است که شرکت کنندگان در جلسه سهامداران
باید بتواند "مستقیماً با یکی ارتباط برقرار کند
دیگری. " ² این نیاز روز به روز بیشتر می شود
ملاقات با افزایش تعداد شرکت کنندگان و
بنابراین یافتن فناوری هایی که بتوانند مناسب را تسهیل کنند
ارتباطات بین سهامداران متعدد و بدون مشکل

استانی مانند آلبرتا ، مانیتوبا و کبک تصویب کرده اند
مقررات یکسان در اساسنامه شرکت ها. ³
با این حال ، دیگر اساسنامه های استان کمتر مشخص و مشخص هستند
جلسات فقط مجازی به عنوان مثال ، شرکت بریتانیا کلمبیا
اساسنامه فقط به مشارکت سهامداران در جلسات اجازه می دهد
از طریق تلفن یا رسانه ارتباطی دیگر ، اما همچنان باقی است
سکوت در مورد اینکه آیا این جلسه می تواند به طور الکترونیکی برگزار شود یا خیر
به معنای. با این حال ، شرکت هایی که در بریتیش کلمبیا گنجانیده شده اند
گزینه جستجوی دستور دادگاه برای برگزاری جلسات فقط مجازی
از آنجا که اساسنامه استان به دادگاه اجازه می دهد تا آن را صادر کند
جلسات به هر شکلی که مناسب باشد برگزار می شود.

قانون قانون شرکت های تجاری (انتاریو) شامل یکی از موارد زیر است.
مطلوب ترین مقررات زیرا سهامداران اجازه می دهد
جلساتی که کاملاً بصورت الکترونیکی برگزار شود و سهامداران به نظر می رسد
کسانی که از طریق چنین روش هایی رأی می دهند یا پیوند ارتباطی برقرار می کنند
برای حضور در جلسه ، در نتیجه ، امکان پذیر خواهد بود
شرکت ها برای برآوردن نیازهای سهمیه از طریق الکترونیکی
⁴ اساسنامه انتاریو نیز دارای این قانون است
مزایای اضافه شده از شرط عدم نیاز سهامداران است
قادر به "ارتباط مناسب".

به طور خلاصه ، اولین توجه هنگام تامل در مورد
فقط جلسه مجازی بررسی مقررات مربوط به شما است
آئین نامه ، مقررات و مقررات شرکت و در آئین نامه شرکت
یک شرکت خصوصی ، توافق سهامداران.

چه کسی را باید در این جلسه شرکت کنیم؟

تعدادی از طرفهای اساسی وجود دارند که باید
بلافاصله از برنامه انجام یک جلسه فقط مجازی مطلع شد
به منظور اطمینان از انتقال سریع و یکپارچه. در داخل ،
هیئت مدیره ، تیم مدیریت اجرایی ، مشاوران و روابط سرمایه گذار
افسران باید بلافاصله درج شده و به آنها اطلاع داده شوند. از خارج ،
حسابرسان ، نمایندگان انتقال ، مشاوران خارج از کشور ، توزیع پروکسی
فروشندگان و فروشندگان (بازدید کنندگان) جلسه مجازی باید به عنوان اطلاع داده شوند
در اسرع وقت پس از تصمیم گیری برای انجام یک مجازی

برخی از نمایندگان انتقال ممکن است سکوی جلسات مجازی یا
با فروشندگان چنین فناوری هایی همکاری داشته باشید. ممکن است
شایسته است این سرویس ها را در نظر بگیرید ، همانطور که این سیستم عامل ها وجود دارند
مزایایی که یک فروشنده شخص ثالث نخواهد داشت. به عنوان مثال ، الف
سکوی عامل انتقال ممکن است برای اطمینان از مناسب تر باشد
که به همه سهامداران دسترسی به جلسه داده می شود و آن
فقط از طریق تهیه اعتبار ورود به سیستم مناسب
سهامداران شرکت می کنند. گزارش حضور و رأی در زمان واقعی
نتایج همچنین ممکن است از طریق a به راحتی پردازش و ممیزی شود
سکوی عامل انتقال.

چگونه باید جلسه را برای سهامداران افشا کنیم؟

پیشرو شرکت خدمات مشاوره پروکسی ، شیشه لوئیس ، به شدت
طرفداری از افشای پروکسی قوی در نماینده یک شرکت
بیانیه ، که باید به سهامداران تأیید کند که آنها می خواهند
همچنان به حقوق و فرصت های معادل مشارکت خود ادامه دهید
در یک جلسه مجازی همانطور که در یک جلسه حضوری انجام می دهند.

آنها همچنین راهنمایی هایی در مورد محتوای مؤثر ارائه می دهند
افشاگری ، که آنها پیشنهاد می کنند که باید: (1) توانایی این موارد را مورد بررسی قرار دهد
سهامداران برای سؤال در طول جلسه ، از جمله زمان
دستورالعمل های مربوط به سوالات سهامدار ، در مورد انواع مختلف
سؤالات مجاز است ، و برای نحوه سؤال و اظهارنظر قوانینی قائل است
به اطلاع شرکت کنندگان در جلسه خواهد رسید ، (ii)
در صورت وجود سؤالات مناسب ، برای ارسال سؤالات مناسب
دریافت شده در طول جلسه و پاسخ شرکت در مورد
صفحه سرمایه گذار وب سایت شرکت به محض آن
بعد از جلسه عملی (iii) آدرس فنی و لجستیکی
موضوعات مربوط به دسترسی به سکوی جلسات مجازی؛ و (IV)
تشریح مراحل دسترسی به پشتیبانی فنی برای کمک به
در صورت بروز هرگونه مشکل در دسترسی به جلسه مجازی.

شیشه لوئیس شرایط فعلی را در نظر می گیرد
مربوط به بیماری همه گیر COVID-19 در استفاده از سیاستهای خود در
به صورت موردی. برای شرکت هایی که مایل به برگزاری هستند
جلسه فقط سهامداران مجازی برای فصل پروکسی 2020 ،
شیشه لوئیس نیز از توصیه رای مخالفت خودداری خواهد کرد
اعضای کمیته حاکمیت بر این اساس ، به شرط آن
این شرکت ، حداقل ، دلیل منطقی خود برای انجام این کار را فاش می کند ،
از جمله استناد به COVID-19.

چگونه باید رأی گیری انجام شود؟

هنگام انتخاب یک سکوی فناوری مجازی جلسات ، شرکت ها
باید در نظر بگیرید که چه ویژگیهایی برای پشتیبانی مجازی وجود دارد
رای گیری ، از جمله رای گیری در زمان واقعی ، و سیستم برای سهمیه بندی
بسته شدن شمارش و ثبت نام. چنین ویژگی هایی لازم خواهد بود
برای اطمینان از اینکه سهامداران فرصت برابر دارند
در جلسه مجازی شرکت کنید. شرکت
ثبت کننده و نماینده انتقال نیز باید با این همکاری نزدیک داشته باشند
فروشنده فن آوری برای اطمینان از همه آراء آنلاین همراه است
همان پروکسی در نتایج نهایی رأی می دهد.

همانطور که در بالا ذکر شد ، نماینده انتقال یک شرکت نیز ممکن است
ارائه خدمات جلسات مجازی ، و استفاده از چنین خدماتی ممکن است
تسهیل رأی سهامداران ، و همچنین اطمینان حاصل شود که فقط

آیا سرمایه گذاران در برابر یک جلسه فقط مجازی مقاوم خواهند بود؟

نگرانی اصلی سهامداران این توانایی است که
فعالانه و کاملاً در جلسه شرکت کنید. برخی از گروه های سرمایه گذار
و سرمایه گذاران نهادی نشان داده اند که فقط مجازی است
جلساتی که قادر به مشارکت کامل برای سهامداران نیستند
با مخالفت روبرو خواهد شد.

در رأی گیری پروکسی مدل 2020 خود
دستورالعمل (در نظر گرفته شده برای صندوق های بازنشستگی کانادا) ،
انجمن سهامداران کانادا برای تحقیقات و آموزش اظهار داشت
جلسات مجازی باید همین فرصت را به سهامداران بدهد
شرکت کنند انگار از نظر جسمی حضور داشتند. آنها سپس ادامه می دهند
برای توصیه موارد زیر:

• [The fund] رای خواهد داد
  پیشنهادهایی برای برگزاری جلسات سهامداران به طور کامل توسط
  وسیله الکترونیکی ، مگر اینکه جلسات الکترونیکی ارائه دهند
  سهامداران فرصت های یکسانی برای شرکت ، از جمله
  سؤال کردن و درگیر گفتگو کردن ، انگار که اینها هستند
  از نظر جسمی و
• اگر یک شرکت مجازی اتخاذ کند
  جلسات سهامداران بدون تأیید سهامدار ، و اگر
  جلسات مجازی سهامداران را یکسان نمی کند
  فرصت هایی برای مشارکت به نظر می رسد که اگر از نظر جسمی حضور داشته باشند ،
  [the fund] به كل هيأت رأي خواهد داد.

گلس لوئيز نيز رأي دهي عليه اعضاي
کمیته حاکمیت که هیئت مدیره قصد دارد یک
جلسه سهامداران فقط مجازی و شرکت نتوانست
[افشای محکم] را ارائه دهید (در بالا توضیح داده شد.)

سرمایه گذاران بزرگ موسساتی نیز در حال تکرار مشابه هستند
احساسات صندوق بازنشستگی بزرگ کانادا ، OMERS ، در آن اظهار داشت
دستورالعمل رای گیری در مورد پروکسی که این صندوق ممکن است
رای دادن و یا رای دادن از اعضای ناشر صادرکننده
کمیته حاکمیت اگر هیئت مدیره قصد داشته باشد فقط یک مجازی برگزار کند
جلسه بدون نشان دادن اینکه سهامداران یکسان هستند
حقوقی که در یک جلسه حضوری از آنها برخوردار می شوند.
به همین ترتیب ، دستورالعمل فعلی رای گیری در مورد دارایی های RBC ، این را بیان می کند
به سهامداران این فرصت داده می شود که در این مورد رای دهند
تصویب جلسات فقط مجازی ، و این که آنها ممکن است خودداری کنند
حمایت از اعضای هیئت مدیره در صورت تصویب شرکت
قالب جلسات فقط مجازی و قالب جلسه نتیجه
منفی بر حقوق سهامداران تأثیر می گذارد.

این نگرانی های سرمایه گذار نیاز به اطمینان از این امر را تقویت می کند
حقوق سهامداران و مشارکت در اولویت ها در چه زمانی صورت می گیرد
در نظر گرفتن یک جلسه فقط مجازی.

برای موفقیت آمیز چه اقدامات دیگری را باید اتخاذ کنیم
فقط جلسه مجازی؟

علاوه بر توصیه های فوق ، بهترین شیوه ها و
اصول برای صادرکنندگان با توجه به برگزاری یک جلسه تنها مجازی
این فصل پروکسی را می توان در اصول و بهترین تمرینات مجازی یافت
جلسات سهامداران ، صادر شده در سال 2018 توسط بهترین روش ها
کمیته مشارکت سهامداران در جلسات سالانه مجازی.
بهترین شیوه های اصلی که در این نشریه شرح داده شده است عبارتند از:

• اطلاعات و جزئیات فراوانی را در این زمینه ارائه دهید
  سهامداران در مورد چگونگی دسترسی و مشارکت الکترونیکی در
  جلسه ، از جمله نیازهای فناوری و گزینه های مربوط به
  پرداختن به مشکلات و چالشهای فنی.
• ماهیت تجارت را در نظر بگیرید
  قبل از انتخاب یک مجازی فقط در جلسه مورد بررسی قرار می گیرد
  ملاقات. یک جلسه بحث برانگیز که در آن ممکن است سهامدار وجود داشته باشد
  پیشنهادها ، مسابقات پروکسی یا سایر موارد مناقشه برانگیز ممکن نیست
  مناسب برای جلسات فقط مجازی.
• اطمینان حاصل کنید که سهامداران به آن دسترسی داشته باشند
  اعضای هیئت مدیره شرکت این برای مجازی مهم است
  شرکت کنندگان می توانند فرصتی برای دیدن ، شنیدن و سؤال بپرسند
  اعضای هیئت مدیره و به ویژه هیئت مدیره مستقل
• اطمینان حاصل کنید که بستر فناوری
  شما می توانید ارتباط بین سهامداران و
  بین سهامداران و مدیریت شرکت همانطور که در بالا ذکر شد ، الف
  تعداد حوزه های قضایی شرکت ها را ملزم به اطمینان از کافی می کند
  ارتباط بین سهامداران در این جلسات ، و بنابراین
  ما توصیه می کنیم یک فروشنده فناوری را انتخاب کنید که بتواند چنین اطمینان حاصل کند
• قوانین رسمی رفتار را ایجاد کنید و
  دستورالعمل زمان معقول قواعد رفتار باید باشد
  قبل از شروع جلسه موجود است و باید در دسترس باشد
  شرکت کنندگان مجازی قبل و در طول جلسه. قوانین باید
  ترویج شفافیت در مورد چگونگی شناخت سؤالات و
  فرصت های کافی را برای سهامداران فراهم می کند تا سوالی بپرسند یا
  درباره هر موضوعی که در این جلسه در نظر گرفته می شود ، اظهارات مختصر کنید
  جلسه ، در حالی که به همه شرکت کنندگان در جلسه احترام می گذارد.
  قوانین باید به طور واضح توضیح دهند که چه زمان سؤالها از این امر رد می شوند
  نظم ، مانند زمانی که آنها به پیشنهاد زیر ربطی ندارند
• روندی را انجام دهید و روشنی داشته باشید
  دستورالعمل ارسال سؤالات توسط سهامداران ، هر دو
  قبل و در حین جلسه.
• برای شماره شماره رایگان بگیرید
  سهامداران برای تماس در طول جلسه که تماس برقرار است
  در صف و به نوبه خود گرفته شده است تا اطمینان حاصل شود که سوالات سهامدار است
  بر اساس اولین خدمت اول.
• یک خط پشتیبانی فنی داشته باشید
  قبل و در طول جلسه برای سهامداران در دسترس است.
• سؤالات دریافت شده به صورت آنلاین در طول
  جلسه ، و همچنین پاسخ های شرکت ، در
  صفحه سرمایه گذار وب سایت شرکت به زودی اعلام می شود
  پس از جلسه عملی.
• بایگانی جلسه در
  وب سایت در دسترس عموم برای یک دوره خاص و معقول از
  زمان (ایده آل یک سال).

گروه بازارهای سرمایه در Aird &
برلیس این تخصص را دارد که در پیمایش در فصل پراکسی به شما کمک کند
در این زمان چالش برانگیز اگر سوالی دارید ، لطفاً
به Melanie Cole یا Adria Leung Lim دسترسی پیدا کنید.

پاورقی ها

1 بخش 132 (5) ، شرکتهای تجاری کانادا
قانون

2 بخش 175 ، قانون شرکت های تجاری
(کبک)

3 بخش 131 (3.1) ، شرکتهای تجاری
قانون (آلبرتا) ؛ بخش 126.1 ، تجارت
قانون شرکتها (Manitoba) ؛ بخش 175 ،
قانون شرکتهای تجاری (کبک)